Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego - praktyczny poradnik

Czym jest Książka Obiektu Budowlanego?

Jest to oficjalny dokument o randze dokumentu ustawowego, którego skrupulatne i systematyczne prowadzenie jest wymagane zgodnie z ustawą Prawo Budowlane. Prowadzenie KOB obejmuje adnotacje dotyczące wykonanych kontroli stanu technicznego, dokonanych przeglądów, remontów, wszelkiego rodzaju przebudowy i zmian dotyczących sposobu użytkowania, które przypadają na okres korzystania z obiektu budowlanego. Książka obiektu budowlanego (wraz z obowiązkowymi załącznikami, w postaci odpowiednich dokumentów) ma odzwierciedlać wszystkie działania i zdarzenia, które miały związek z użytkowaniem danego obiektu budowlanego. Ciekawostką jest, że jeszcze do końca 1998 roku w naszym kraju nie było obowiązkiem prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego. Wcześniej obiekty również posiadały swoją dokumentację, często była ona jednak niepełna bądź w nie najlepszym stanie. Dopiero w kolejnym roku, czyli 1999, pojawił się pierwszy zapis regulujący tą kwestię, kolejny, który obowiązuje do dziś, powstał już w 2003 roku.

Kiedy wymagana jest Książka Obiektu Budowlanego?

Założenie Książki obiektu budowlanego jest konieczne w przypadku każdego budynku i każdego innego obiektu budowlanego, jeśli jego architektoniczno-budowlany projekt musi być poddawany obowiązkowej cyklicznej kontroli stanu technicznego (czyli sprawdzenia zgodności zasad wiedzy technicznej z wszystkimi regułami i przepisami również techniczno – budowlanymi). Do obowiązków projektanta budowlanego należy nadzór nad kontrolą projektu budowlanego w zakresie architektoniczno-budowlanym. Kontroli takich mogą oczywiście dokonać jedynie osoby ze specjalnymi uprawnieniami budowlanymi do projektowania bez ograniczeń lub posiadające tytuł rzeczoznawcy budowlanego w określonej specjalności. Powyższym obowiązkiem nie objęto jedynie obiektów budowlanych o prostej konstrukcji, jak jednorodzinne budynki mieszkalne czy małe obiekty gospodarcze lub składowe.

W jakim celu prowadzi się Książkę Obiektu Budowlanego?

Prowadzenie książki obiektu budowlanego ma za zadanie systematyczne i skrupulatne dokumentowanie wszelkich aktywności i decyzji, które mają związek z utrzymaniem prawidłowego stanu technicznego budynków. Powinny się tam więc znaleźć informacje o wszystkich kontrolach, usterkach, naprawach, przebudowach i każdego typu ingerencjach w stan techniczny kontrolowanego obiektu. Prowadzenie KOB jest istotne ze względu na odnotowywanie ( wraz z załączeniem odpowiedniej dokumentacji ) wszystkich przeprowadzonych przeglądów i kontroli. Według art. 62 ust.1 istnieją dwa rodzaje okresowej kontroli w zakresie sprawdzenia stanu technicznego danego obiektu budowlanego: kontrola co roku (częściowa) i co 5 lat (całościowa). W przypadku jednak wykazania, że stan techniczny danego obiektu budowlanego lub jego część jest niewłaściwy ( zagraża życiu lub zdrowiu ludzi, bezpieczeństwu mienia oraz środowiska ), odpowiedni organ państwowy ma prawo wydać nakaz przeprowadzenia kontroli w każdym terminie oraz zażądać wydania ekspertyzy stanu technicznego całego obiektu lub jego części. Dlatego też tak ważne jest systematyczne wprowadzanie adnotacji do KOB i posiadanie kompletu wymaganych przez prawo budowlane dokumentów i analiz.

Prowadzenie KOB zasadniczo usprawnia także proces zarządzania i użytkowania samego obiektu budowlanego. Ułatwia sporządzanie wymaganych spisów, analiz i raportów z użytkowania obiektu. Nie zapominajmy także, że prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego znacząco ułatwia pracę przedstawicielom odpowiednich organów lub jednostek, do których obowiązków należy kontrolowanie utrzymania obiektów budowlanych, by spełniały wymogi określone przepisami prawa budowlanego.

Na kim spoczywa odpowiedzialność za nadzór i prowadzenie KOB?

Według art. 61 Prawo Budowlane stwierdza, że wszystkie osoby (zarówno fizyczne, jak i prawne), które mają prawo własności, współwłasności lub sprawują w ich imieniu zarząd nad danym obiektem są osobami odpowiedzialnymi za utrzymanie obiektu budowlanego we właściwym stanie technicznym.

Natomiast zgodnie z art. 64 ust.1. to właściciel lub zarządca ma obowiązek prowadzić dla każdego budynku, jak również innego obiektu budowlanego, który nie jest budynkiem, ale jego projekt zasadniczo podlega obowiązkowej kontroli, o której mówi art. 20 ust.2 wspomnianego prawa, Książkę Obiektu Budowlanego. Ma to być systematycznie prowadzony dokument, w którym należy umieszczać adnotacje związane z przeprowadzaniem wszelkich remontów, jakiejkolwiek przebudowy, przeglądów, badań czy kontroli stanu technicznego obiektu, w czasie, kiedy jest on użytkowany.

Kogo należy rozumieć przez zarządcę budynku?

Może to być każda osoba fizyczna o licencji zawodowej nadanej jej zgodnie z przepisami, które określa ustawa o gospodarce nieruchomościami i która działa jako umowa pisemna dotycząca zarządzania daną nieruchomością, którą zawarto z osobą lub jednostką organizacyjną, której prawo do tej nieruchomości przysługuje.

Ciekawostką może być fakt, że zawód zarządcy w naszym kraju ma w niedługim odstępie czasu zostać uwolniony. Skutkiem czego zarządzanie obiektami budowlanymi można będzie przekazać osobom o wykształceniu średnim (nie ma obowiązku posiadania licencji potwierdzającej odpowiednie doświadczenie i znajomość problemów zarówno technicznych, jak i społecznych w eksploatowanych budynkach). Do tej pory zgodnie z przepisami w gestii zarządcy jest powierzenie zarządzania obiektem osobie o średnim wykształceniu, jednak posiadającej rozumienie przepisów Prawa Budowlanego, przepisów powiązanych oraz cechującej się systematycznością, skrupulatnością i czytelnie piszącej. Takie osoby mają jednak nad sobą zarządcę lub osoby z pionu technicznego, które mają nad nią sprawować nadzór.

Dokonujący adnotacji w Książce Obiektu Budowlanego zobowiązuje się przestrzegać niniejszych zasad:

wprowadzać wpisy systematycznie i z zachowaniem odpowiedniej chronologii ( zgodnie z datami wystąpienia okoliczności, które wymagają odnotowania )
wprowadzać wpisy tego samego dnia, w którym wystąpiły powyższe okoliczności
każda adnotacja powinna zawierać dane identyfikujące dany dokument ( istotne ustalenia tegoż dokumentu, dane osoby wystawiającej dokument )
każdy wpis powinien być jednoznaczny i możliwie zwięzły
dokonywać poprawek przekreślając wyrazy pojedynczą linią ( istotna jest także data i podpis osoby, która dokonała zmiany )

Zarówno właściciele, zarządcy jak i osoby przez nich upoważnione mają obowiązek bezwzględnie przestrzegać powyższych reguł i procedur prowadząc KOB. Jednak według przepisów prawa budowlanego jedynie właściciele i zarządcy ( już nie osoby przez nich upoważnione ) ponoszą całkowitą odpowiedzialność, by prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego było prawidłowe, a także, by wszystkie załączane do niej dokumenty ( również sama KOB) były przechowywane przez okres istnienia obiektu budowlanego, którego dotyczą. Niezastosowanie się do tych przepisów jest równoznaczne wykroczeniu objętemu sankcjami karnymi ( wysokie kary grzywny).

Kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenia KOB?

Prowadzenie książki obiektu budowlanego nie jest obowiązkowe jedynie dla właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, których budowa nie wymagała pozwolenia na budowę, budynków mieszkalnych jednorodzinnych oraz obiektów budownictwa letniskowego i inwentarskiego. Co zaś do dróg i obiektów mostowych można dla nich założyć odpowiednio albo KOB albo książki drogi i obiektu. Jeśli natomiast mowa o budynkach, w których prowadzi się jakąkolwiek działalność gospodarczą (takich jak: hotele, sanatoria, pensjonaty, restauracje, hale produkcyjne, a nawet biura), w ich przypadku prowadzenie książki obiektu budowlanego jest bezsprzecznie obowiązkowe.

Szczegółowy wykaz obiektów, dla których nie wymagane jest prowadzenie KOB:

jednorodzinne budynki mieszkalne
obiekty budowlane budownictwa zagrodowego i letniskowego
obiekty gospodarcze, których przeznaczeniem jest wyłącznie gospodarka leśna (na gruntach leśnych Skarbu Państwa)
obiekty gospodarcze ( w zakresie produkcji rolnej ) i uzupełniające zabudowę zagrodową w obrębie występującej działki siedliskowej:
parterowych budynków gospodarczych ( powierzchnia zabudowy do 35 m2, rozpiętość konstrukcji nie większej niż 4,8 m )
płyt do składowania obornika
szczelnych zbiorników na gnojowicę (pojemność do 25 m3)
naziemnych silosów przeznaczonych do materiałów sypkich ( pojemność do 30 m3, wysokość nie większa niż 4,5 m )
suszarni kontenerowych ( powierzchnia zabudowy do 21 m2 )
drogi lub obiekty mostowe – tylko jeśli prowadzona jest już dla nich książka drogi lub obiektu mostowego w myśl przepisów o drogach publicznych
tymczasowe obiekty budowlane

Zasady i długość okresu przechowywania KOB:

Według art. 63 ust.1 właściciel lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek przechowywania dokumentów (o których mówi art. 60), opracowań projektowych i wszystkich pozostałych dokumentów technicznych dotyczących robót budowlanych, jakie były wykonywane w czasie użytkowania danego obiektu, przez cały okres istnienia obiektu.

Zakładanie KOB – 5 kluczowych zasad:

Książka obiektu powinna zostać założona w dniu przekazania do użytku obiektu budowlanego i oddana do systematycznego jej prowadzenia w okresie jej użytkowania
strony Książki powinny być ponumerowane i zabezpieczone, w taki sposób by niemożliwe było ich usunięcie lub wymiana
KOB powinna mieć zachowany format A4 oraz być wykonana w trwały, zapewniający jej użyteczność przez cały czas jej użytkowania
kiedy książka obiektu zostanie w całości wypełniona należy założyć jej kolejny tom (uwzględniając na stronie tytułowej numer tomu i datę, w którym go założono)
na stronie tytułowej powinny się znaleźć podstawowe informacje o obiekcie budowlanym oraz samej książce danego obiektu

Co powinna zawierać Książka Obiektu Budowlanego?

Na ten istotny z punktu widzenia prawa budowlanego dokument składają się kolejno ( z uwzględnieniem odpowiednich stron ) :

dane określające osobę upoważnioną do dokonania wpisu ( 2 str.)
dane identyfikujące obiekt (3 str.)
dokładny spis dokumentacji, którą załączono do Książki obiektu ( 4 i 5 str.)
techniczne dane, które charakteryzują kontrolowany obiekt ( 6 str.)
plan sytuacyjny obiektu ( 7 str.)
spis protokołów okresowych kontroli stanu technicznego, w jakim znajduje się obiekt ( 8 – 21 str.)
spis protokołów okresowych kontroli stanu technicznego oraz przydatność do użytkowania obiektu (22 -29 str.)
spis opracowań technicznych, które dotyczą obiektu ( 30 – 32 str.)
dane, które dotyczą bezpośrednio opracowania technicznego ( 34 – 44 str.)
spis protokołów dotyczących odbioru robót remontowych w obiekcie ( 45 – 60 str.)
dane, które dotyczą dokumentacji technicznej ( 61- 70 str.)
spis protokołów awarii i katastrof obiektu ( 71 – 73 str.)
lista pozwoleń upoważniających do zmiany sposobu użytkowania obiektu ( 74 str.)

Prowadzenie KOB krok po kroku:

Podstawę aktu prawnego, który reguluje zasady prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego stanowi rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. W sprawie Książki Obiektu Budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134). Załącznikiem do tegoż rozporządzenia jest ponadto wzór KOB.

Zasady prowadzenia KOB:

Krok 1

Jak widać na rysunku (Tab.1) na stronie tytułowej znajdują się jedynie podstawowe informacje, które identyfikują obiekt budowlany. Dalej mamy spis treści wraz z odpowiadającymi poszczególnym kwestiom stronami. Ważne jest bowiem z punktu widzenia przepisów prawa budowlanego, by w każdej KOB znajdowała się taka sama zawartość i odpowiednia ilość stron. Nie ma też możliwości załączania dodatkowych stron, a jedyną uregulowaną zasadami możliwością jest kontynuowanie książki zakładając jej kolejny tom.

(Tab. 1)

Krok 2

W odpowiednim miejscu (Tab.2) wpisane powinny zostać dane osoby, która dokonuje adnotacji w KOB. Może to być właściciel, zarządca lub osoba upoważniona do jej prowadzenia. Kopia takiego upoważnienia musi jednak zostać dołączona do dokumentacji obiektu.

(Tab. 2)

Ważne jest zachowanie chronologii w zapisach osób odpowiedzialnych za prowadzenie KOB. Wpisów nie mogą natomiast dokonywać m. in.:

przedstawiciele organów administracji architektoniczno-budowlanej
przedstawiciele organów nadzoru budowlanego ( jak straż pożarna, inspekcja sanitarna, inspekcja środowiska czy inspekcja pracy, jeśli obiekt jest zakładem pracy)

Ich zalecenia przekazuje się bowiem w innym trybie. Prowadzący KOB ma jednak obowiązek zanotowania informacji, że dany dokument dostarczono i dołączyć go do KOB, a dalej do odpowiedniej teczki.

Krok 3

Uzupełniamy rubryki (Tab.3) dotyczące identyfikacji obiektu, jego nazwę, funkcję, adres, numer księgi wieczystej, ewidencji gruntów, numer i datę protokołu odbioru obiektu, a także pozwolenie na użytkowanie obiektu. W rubrykach 5-6.1 uzupełniamy natomiast informacje odnośnie właściciela i zarządcy obiektu (lub ewentualnych ich zmianach).

(Tab. 3)

Krok 4

Wykonujemy spis dokumentów załączonych do KOB. Wszystkie dokumenty widniejące w tym spisie powinno się przechowywać w oddzielnych, ponumerowanych zgodnie z numeracją tegoż spisu, teczkach. Wpisywać należy m. in.:

oceny i ekspertyzy na temat stanu technicznego obiektu
wszystkie decyzje organu administracji architektoniczno-budowlanej
decyzje nadzoru budowlanego
i inne dokumenty (np. związane z użytkowaniem azbestu, jeśli takowy w obiekcie się znajduje)

Krok 5

Uzupełniamy szczegółowe dane techniczne obiektu i dołączamy omówienie planu sytuacyjnego ( m. in. granice nieruchomości, jej wymiary, odległości i pozostałe dane, które daną nieruchomość określają ). Do charakterystyki techniczno – energetycznej zaliczamy:

liczbę kondygnacji budynku ( w tym kondygnacje nadziemne)
liczbę lokali mieszkalnych, użytkowych i pomieszczeń technicznych
specyfikację technologii, w której wykonano budynek
kubaturę i powierzchnię zabudowy, całkowitą i ogrzewaną
wymiary (jeśli jesteśmy w stanie je ustalić)
podanie materiałów, których użyto w poszczególnych częściach obiektu
wyposażenie budynku we wszelkiego typu urządzenia techniczne
wyposażenie w instalacje (wodociągową, centralnej ciepłej wody, kanalizacyjną, gazową, centralnego ogrzewania, elektryczną, odgromową, wentylacji mechanicznej, kanały wentylacji: grawitacyjnej, kanały spalinowe i dymowe; klimatyzacyjną, telefoniczną, internetową, domofonową)
obliczeniowe zapotrzebowanie na ciepło
dodatkowe dane ( zależne od zarządcy, np. Ilość miejsc parkingowych )

Na planie sytuacyjnym powinny zostać oznaczone m. in.: granice nieruchomości, jej wymiary, odległości i inne dane charakteryzujące obiekt i obszar stanowiący jego bezpośrednie otoczenie.

Krok 6

Uzupełniamy tabele protokołów okresowych kontroli stanu technicznego budynku i opracowań technicznych, związanych z danym obiektem (Tab.4)

(Tab. 4)

Pamiętajmy, że do przeprowadzenia takich kontroli upoważnione są jedynie osoby posiadające upoważnienia w odpowiedniej specjalności.

Krok 7

Uzupełniamy kolejne rubryki (Tab.5) o wykaz opracowań technicznych związanych z naszym obiektem (badania techniczne, ekspertyzy, opinie, dokumentacja i orzeczenia techniczne oraz inne dokumenty dotyczące obiektu). Ponadto wykazujemy, co jest przedmiotem opracowania i w jaki sposób można je wykorzystać. Pamiętajmy o chronologicznym zapisie tych danych.

(Tab. 5)

W kolejnych rubrykach uzupełniamy dane dotyczące opracowania technicznego (Tab.6). Do rubryki [Powód zlecenia] wpisujemy, co spowodowało, że zlecono wykonanie odpowiedniego opracowania technicznego.

(Tab. 6)

Krok 8

Następnie (Tab.7) przechodzimy do wypełniania rubryk wykazu protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie.

(Tab. 7)

Krok 9

Docieramy właśnie do rubryk zestawiających awarie i katastrofy. Wypełniamy je jednak wyłącznie w przypadku zaistnienia rzeczywistych katastrof budowlanych takich, jak: uszkodzenia elementów wbudowanych i/lub awarii urządzeń związanych z budynkiem (np. dźwig, hydrofor, pompy, wentylatory) lub instalacji wodociągowej, kanalizacyjnej itp. Istotny jest tutaj protokół komisji, którą powołał nadzór budowlany w przypadku katastrofy czy właściciel lub zarządca w przypadku awarii.

Krok 10

Ostatnią kwestią jest wypełnienie rubryk zmiany sposobu użytkowania obiektu i uzupełnienie go o spis pozwoleń na tę zmianę. Wpisujemy więc zakres zmian, jakich dokonano i opis sposobu użytkowania obiektu (przed i po zmianach).

Zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego, to m.in.:

przeróbka pomieszczenia z przeznaczeniem na pobyt ludzi,
przeznaczenie do użytku publicznego lokalu lub pomieszczenia, które uprzednio miało inne przeznaczenie bądź było budowane w innym celu,
przeznaczenie pomieszczeń mieszkalnych na cele niemieszkalne,
podjęcie albo zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej: warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego lub pracy; warunki zdrowotne, higieniczno-sanitarne lub ochrony środowiska oraz wielkość układu obciążeń.

Najczęściej powtarzającym się problemem dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie KOB jest ścisłe określenie funkcji przed i po zmianie sposobu użytkowania. Bardzo często zdarzają się błędnie dokonane wpisy w rubryce przeznaczonej na [zakres wykonanych zmian], gdzie powinny być zapisywane jedynie prace i czynności, których dokonano, by tę funkcję zmienić.

Co zrobić, jeśli nasza dokumentacja powykonawcza jest niekompletna?

Jest to przypadek niezwykle częsty, szczególnie jeśli mamy do czynienia z obiektem starego typu. Musimy wtedy liczyć się z ewentualnością zaginięcia potrzebnych dokumentów. Jednak wymaga się wówczas podjęcia prób, które mogą pomóc w odtworzeniu takich dokumentów. Nie zawsze jest to zadanie łatwe. Kolejną przeszkodę może stanowić brak archiwalnego projektu budowlanego. Wówczas powinniśmy się zwrócić do eksperta posiadającego odpowiednie uprawnienia budowlane, by wykonał dla nas dokumentację inwentaryzacyjno – sprawdzającą nasz obiekt budowlany.

Konsekwencje w przypadku nie prowadzenia KOB

Jak podaje art. 61 ustawy Prawo Budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243. poz.1627 ) „na każdym właścicielu lub zarządcy nieruchomości ciąży obowiązek prowadzenie Książki Obiektu, w której należy dokumentować wszelkie kontrole, przeglądy oraz prace dotyczące obiektu. Niewypełnienie powyższych obowiązków jest złamaniem prawa budowlanego i podlega karze grzywny do 5 tys. zł, a w niektórych przypadkach skutkuje utratą licencji”.

Dodajmy jeszcze, że w myśl art. 93 p.1 tejże ustawy „kto nie spełnia, określonych w art. 63 lub 64 ust.1 i 3, obowiązków przechowywania dokumentów, związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego podlega karze grzywny”. Warto więc przyłożyć wszelkich starań i zwrócić szczególną uwagę, by Książka obiektu była systematycznie i rzetelnie prowadzona. Zachowując i stosując wszystkie nałożone przez prawo budowlane zasady unikniemy nie tylko ewentualnych zagrożeń w kwestii użytkowania danego budynku, ale także niepotrzebnych kosztów i związanego z tym stresu.

Uwagi końcowe: Drodzy Państwo, pragniemy przypomnieć, że nie wystarczy, że zakupicie dostępną w wielu księgarniach Książkę obiektu budowlanego. O prawdziwej wartości tego ważnego z punktu prawa budowlanego dokumentu świadczą jedynie regularne i rzetelnie dokonywane w niej wpisy. Jedynie zawartość profesjonalnych protokołów i ekspertyz nada temu dokumentowi odpowiednią wartość na rynku i będzie świadectwem skrupulatności i dbałości właściciela i zarządcy, którzy przedstawiają KOB odpowiednim podmiotom zewnętrznym do wglądu lub kontroli.

Bibliografia:

Ustawa Prawo budowlane z 7 lipca 1994 r., Dz. z 1994 r. nr 89, poz. 414, z późn. zm. (ostatnia w czerwcu 2010 r. DzU z 2010 r. nr 121, poz. 809)
Książka obiektu budowlanego wg załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 3 lipca 2003 r. (DzU z 2003 r., nr 120, poz.1134)
Ostańska A.: KOB jako narzędzie pomocne w zarządzaniu budynkiem. Styczeń 2012
Ostańska A., Rola KOB w zarządzaniu budynkiem, Materiały Budowlane 3/2012
Rozporządzenie MSWiA z 16 sierpnia 1999 r. w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych (DzU nr 74, poz. 836)